¡Que no te agarren como al Tigre de Santa Julia! Poner stands en expos, no tiene que ser tu peor pesadilla.
Es clásico que de pronto te sacas la rifa y te toca organizar los eventos de la empresa. Pero no te asignan cualquier evento, te toca organizar la participación de la marca en exposiciones. Esos stands que se vuelven una oficina temporal y la cara de la empresa.
No importa si trabajas en el área de merca, publicidad, administración, recursos humanos o eres asistente del director, la expectativa de tu trabajo será la misma. Y ¿quién te preparó para hacerlo, acaso recibiste la capacitación adecuada en la empresa? Entrarle de frente a esta oportunidad puede ser una puerta a tu crecimiento laboral o tu peor pesadilla.
Aquí te comparto 7 tips que te ayudarán a tomar al toro por los cuernos y no salir cornado en el intento. ¡No te asustes! La clave es la planeación.
1.- Presupuesto y costos:
Conoce el presupuesto total con el que cuentas para cubrir la participación de la empresa en el evento y haz una lista de todos los costos que esto involucra como: renta de espacio, diseño y producción de stand, participación de representantes de la empresa (traslado, viáticos, hospedaje, uniformes, etc.). Podrás comprobar la viabilidad de participar en el evento o qué tienes qué hacer para lograrlo.
2.- Check list:
Haz una lista de los recursos materiales y humanos que necesitarás para el evento, tales como folletería, producto para exhibición, videos, promocionales, edecanes, etc., y una lista de los recursos con los que ya cuentas. Con ello sabrás cuánto tienes que invertir en los recursos faltantes.
3.- Ubicación:
Al escoger el espacio de tu stand en el plano de expositores, considera cuáles son los accesos principales al recinto; cuál es la ruta natural del flujo de visitantes; qué espacio necesitas para exhibir tu producto o servicio y no pierdas de vista dónde estarán tus competidores. Además, considera las opciones de patrocinio que podrían darte más valor durante la expo.
4.- Stand:
Cotiza la producción de tu stand con al menos 3 empresas. Es importante contratar empresas profesionales, legales y responsables. Hablaremos de cómo reconocerlas y cómo diseñar tu stand en la próxima entrega.
5.- Prioridad:
Recuerda que lo más importante en tu stand es el producto o servicio que exhibes y tu marca. Dales prioridad al diseñar el stand junto con tu proveedor.
6.- Toma ventaja:
Contacta con los organizadores del evento y sus proveedores a cargo de la logística del mismo para tener todos los formatos y manuales. Entrega la información que te soliciten en los tiempos acordados. Recuerda que quien cumple tiene prioridad en las negociaciones y reclamaciones. Y no olvides leer las letras chiquitas.
7.- Seguridad:
Todo lo que acuerdes debe estar respaldado por un contrato legal firmado por los representantes legales de tu empresa, de los proveedores que contrates, del organizador del evento, etc. Mi abuelito decía “papelito habla” y créeme que te salva de muchos problemas.
La planeación que hagas para cualquier evento es el éxito que tendrás en el mismo. Debes saber que ningún evento es perfecto por naturaleza. Sin embargo, la planeación que realices es la llave que te da la capacidad de respuesta ante cualquier detalle o eventualidad que surja durante el evento.
Por último, quiero compartirte que no es imperativo que organices tú sola o tú solo el evento. En la medida de lo posible, te sugiero formar un equipo de trabajo, sobre todo cuando no tienes staff de apoyo en tu área. Los equipos inter-funcionales (cross functional) son una excelente opción.
En la próxima entrega te compartiré cómo reconocer a una empresa de montaje profesional y los detalles a considerar para diseñar un stand atractivo y útil para tus objetivos.
