“Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo”. Dwight D. Eisenhower
Plan: Intención o proyecto.
Planificación: Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico o funcionamiento de un proyecto.
En mi entrega del mes de julio, Cómo seleccionar empresas profesionales para la producción de stands, te comenté la importancia de que se respeten los acuerdos firmados entre tú y tu proveedor para que en caso de contingencia puedas aplicar el Plan B.
Resulta que cuando vas a participar en una expo y tienes todo organizado, proveedor contratado, desarrollos realizados… en un mundo ideal, llegas sólo a supervisar el trabajo de montaje del proveedor. Sin embargo, pueden presentarse circunstancias adversas como que el transporte del proveedor tenga un accidente y no pueda llegar, se dañen los gráficos durante el montaje, pase algún operador descuidado y rompa algún elemento de tu stand, tus jefes te den una instrucción diferente y haya que cambiar imagen, o bien tengas que hacer un stand desde cero en tan solo unas horas. Y ¿qué se hace en estos casos? En teoría, el proveedor que contrataste tiene que responder y resolver, pero no siempre tiene a la mano las herramientas y/o habilidades necesarias para hacerlo.
Por ello, es importante que, así como desarrollas la planificación ideal de tu stand, desarrolles un Plan B que contemple los elementos básicos que pueden sacarte del apuro.
Aquí te comparto los que, en mi experiencia, son los 5 básicos para superar eventualidades de crear un stand y no enfermarte durante el proceso:
1. Llevar contigo los archivos digitales preferentemente en formato vectorial de: logotipo de la empresa, arte que se va a exhibir en el stand e imagen del producto o servicio que ofrece la empresa y otros que consideres puedas utilizar. En caso de que algún gráfico se dañe durante el montaje, que no llegue el material o que tengas que cambiar de proveedor en último minuto, llevas contigo los archivos y puedes mandarlos a producir desde tu computadora, Smartphone o cualquier business center. Esto te ahorrará tiempos de producción y muchos dolores de cabeza.
2. Crea una agenda de contactos y proveedores locales de impresiones, renta de mobiliario, renta de alfombras, iluminación, audio, video e incluso de montaje mismo de stands en la plaza donde se realizará la expo (es mejor si están cercanos al recinto). Es importante ubicar proveedores que puedan resolver situaciones de urgencia. Busca en internet o pide referencias, llama y pregunta si tienen capacidad de dar soluciones urgentes incluso si trabajan de noche, tiempos de entrega, calidad de materiales y precios. Es práctica común que un servicio express te va a costar más que un servicio contratado con tiempo; sin embargo, te va a ayudar a tener terminado tu stand y dar una imagen profesional a los clientes que te visiten.
3. Considera tener disponible una forma de pago para este tipo de situaciones. Esto deberás acordarlo por anticipado en tu empresa para que tengas su apoyo y autorización para resolver en tiempos inusuales cuando se presentan situaciones inusuales.
4. En algunos casos, tener un stand portátil (o araña como se les conoce comúnmente) es una muy buena solución. Es una forma de estar protegido para cualquier eventualidad ya que puedes llevarlo contigo en tu auto, en el avión, autobús o cualquier medio por el que te transportes y tú mismo lo armas en cuestión de minutos.
5. Respira, respira, respira. Suficiente estrés genera una situación adversa como para que incrementes la tensión dando rienda suelta a las emociones que te pueda generar como enojo, miedo, frustración, desesperación, etc. ¡Mantén la calma! Ocúpate y enfócate en lo que puedes resolver. Recuerda que el objetivo es participar en la expo con una imagen digna de tu empresa y vas a hacer lo que esté a tu alcance por conseguirlo, siempre siendo consciente de tus recursos, capacidades y relaciones.
Como verás, un evento está hecho por detalles. Hacer una planificación a priori reduce las probabilidades de error, además de darte tiempo y espacio para responder en caso de cualquier eventualidad. Debes saber que la perfección de un evento no radica en la anulación de cualquier posibilidad de error, sino en que los visitantes no perciban las eventualidades que tuviste que sortear para recibirlos en tu stand.
En cualquier caso, eventualidad o no, es importante que no descuides tu salud para que tengas mente clara y energía suficiente que te respalden para cumplir tus funciones. De esto te contaré en Septiembre.
