En mi artículo anterior, 7 tips para participar en expos y hacer que luzca tu trabajo, te contaba que una parte muy importante al ser responsable de la imagen de tu empresa, es la participación en expos y convenciones por medio de un stand.  

 

Desarrollar una producción que vaya de acuerdo a la imagen del producto o servicio que vas a presentar y mantener total coherencia con la marca es vital para tener éxito. Aquí te comparto algunas consideraciones importantes para seleccionar una empresa profesional que pueda con el paquete y desarrolle una imagen creativa, atractiva y coherente con tu marca.

 

Te sugiero que contactes por lo menos 3 empresas que se dediquen a la producción de stands para que puedas comparar precio, calidad, tiempos de producción, atención a tu proyecto y experiencia en el ramo.

 

Al contratar una empresa de producción y montaje de stand, considera:

Su existencia:

Por chistoso o ridículo que parezca hoy en día hay muchas empresas fantasma que te preparan un proyecto, en cuanto lo autorizas te piden anticipo o pago total y nunca más los vuelves a ver. ¡No corras riesgos!. Pide que te envíen copia de su acta constitutiva, RFC, comprobante de domicilio e identificación del representante legal. Es muy importante que verifiques, sin previo aviso, que la empresa existe en el domicilio que te dieron y que ahí está físicamente el taller de producción.

 

El taller de producción:

En caso de que el taller se encuentre en otro lado, verifica su ubicación real. Al visitarlo, considera el tamaño, capacidad de producción, plantilla laboral y producciones que están realizando al momento de tu visita. Esto te dará la certeza de que tenga la capacidad para realizar tu proyecto.

 

Experiencia:

Pide el CV de la empresa, verifica su experiencia en el mercado, pide un portafolio de producciones previas y cartas y contactos de referencia. Y cuando tengas toda la información ¡no te confíes!, llama y comprueba la experiencia de esos clientes con el proveedor.

 

Desarrollo Creativo:

Como profesional de tu imagen, eres responsable de cómo va a lucir ésta durante el evento. Sin embargo, es muy probable que no te hayan contratado como diseñador industrial o decorador de interiores como para que toda la creatividad salga de ti. Para eso te apoyas en tu proveedor. Desarrolla un brief, es decir, un informe detallado de lo que necesitas en el stand y de cómo debe lucir tu marca y tu producto o servicio y evalúa las opciones que te da el proveedor y el racional de por qué llegó a las mismas.

 

Precio:

El precio en la producción de stands está directamente relacionado con el tipo y calidad de materiales utilizados así como la cantidad de elementos que van a poner en el mismo como sillas, salas, pantallas, iluminación, mostradores, etc. Pide muestras o una visita a sus instalaciones para que conozcas la calidad de materiales y equipo que te están ofreciendo. Lo más común es que el precio sea en renta, aunque puedes comprar el stand completo y su precio será muy diferente. En caso de que quieras comprarlo, debes asegurarte de que tienes una bodega dónde guardarlo en condiciones óptimas y que al volver a utilizarlo requerirás de mano de obra para darle mantenimiento, trasladarlo, montarlo y desmontarlo en un nuevo evento.

 

Seguridad laboral:

Una vez que has decidido contratar los servicios de una empresa, asegúrate que su plantilla laboral cuenta con el equipo necesario de seguridad para montaje y desmontaje, que la empresa cuente con seguro contra daños o fianza así como servicios médicos como el IMSS para los empleados que trabajarán en tu stand. Los accidentes suceden siempre y es mejor estar respaldados.

 

Cumplimiento de acuerdos:

Es básico entender qué es un montaje de stand. Muchas empresas creen que llegar a terminar de producir el stand durante los días de montaje es lo mismo. ¡NO LO PERMITAS! El compromiso y los acuerdos a los que llegues con un proveedor deben respetarse siempre. Además optimizar los tiempos de producción y sólo llegar a ensamblar y retocar el stand te dan margen de acción en caso de contingencia y así puedas aplicar el PLAN B en caso de ser necesario. De ello te cuento en la siguiente entrega.

 

Recuerda que para los organizadores de cualquier evento, el responsable por lo que sucede en el montaje, operación y desmontaje de tu stand eres tú y tu empresa. En la mayoría de los eventos existen cláusulas de penalización en caso de accidentes o incumplimiento y tu empresa puede verse afectada seriamente aún si hay algún fallo por irresponsabilidad de tu proveedor. Es por ello que debes ser muy cauteloso y pedir a tus proveedores cumplan con todos los criterios de seguridad y entregas a tiempo.

 

¡Nos leemos el próximo mes para desarrollar el Plan B!

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Coach de Vida y Ejecutivo con base en Remodelación Neuronal y Mindfulness. Su experiencia profesional abarca 17 años en organización de eventos, congresos y convenciones a nivel nacional e internacional con amplias relaciones en hotelería, recintos, producciones audiovisuales y digitales ofreciendo soluciones de la más alta calidad. Durante los últimos 7 años se ha preparado para facilitar herramientas prácticas que contribuyen al desarrollo humano, complementándolo con la metodología del Coaching.