El control de inventarios en las empresas, específicamente en las PyMES, es el dolor de cabeza de muchos empresarios. En algunos casos, no se lleva el control del inventario, y en otros, ni siquiera se realiza uno, por lo que es imposible llegar a tomar decisiones en base al desconocimiento de lo que tenemos en anaqueles o en bodega. Conocer nuestro inventario, tanto en unidades como en pesos, nos ayudará a visualizar el rumbo que tomará la empresa en el tiempo subsecuente. Recuerda que tus inventarios es la representación en dinero de lo que pudieras llegar a vender, e incluso a ganar.

Te comparto 3 razones por las que es importante controlar tu inventario:

Tiempo.-  El timing, como le llaman los americanos a este anglicismo, es de extrema importancia para poder responder a tu cliente de una manera rápida y precisa. Nuestros clientes no gustan de esperar mucho tiempo a que se les entregue el producto, debido a lo que tú tardas en buscar, y luego encontrar el producto de su elección. Además de la velocidad de respuesta, el servicio al cliente juega una carta interesante en el proceso que lo puede llevar a quedarse con un buen o mal sabor de boca, dependiendo del profesionalismo y el sentido de orden y organización que le proyectas al entregarle su pedido.

Dinero.- Es un hecho que las empresas que no llevan a cabo un control de inventarios, desconocen por completo el costo oculto del mismo. Adicionado a esto, el costo de perder clientes que pudieron realizar una transacción de compra con nosotros, pero debido a la tardanza y desorden en la atención, se van. Otro costo importante es la participación del número de personas de nuestra nómina, involucrada en la búsqueda del producto. Con estos costos contabilizados y en mente, ya tienes una idea exacta del costo total que conlleva no realizar dicho control de inventarios. Añade al cliente insatisfecho que se va y propaga esta noticia.

Esfuerzo.- Definimos esfuerzo como el tiempo que tarda un individuo, o varios, en localizar un producto dentro de la empresa, en vitrina o almacén. Por lo que te recomiendo tener primero tu inventario ordenado y luego organizado por familias o grupos. La localización del producto evitará pérdida de tiempo y dinero como lo mencionamos anteriormente. Contar con un inventario sistematizado te ayudara, no solo a la localización, sino también a checar tus existencias, e incluso, lograr auditar para verificar que lo que marca el sistema, existe físicamente en tu almacén. El punto de reorden de cada uno de tus productos evitará esfuerzos en demasía, logrando sistematizar tus mínimos y máximos, esto es, cuánto es lo menos que debo de tener de un producto para no negarlo a mi cliente y cuanto es lo más óptimo para no tener el producto asentado demasiado tiempo.

Analiza los puntos anteriores y te darás cuenta que el costo de un sistema, nunca será mayor al costo de los beneficios que te trae tener el control de inventarios. Recuerda que es tu patrimonio y que tus mercancías son productos que puedes traducir en dinero inmediatamente. Evita los tiempos muertos y se eficiente con el tiempo que tu personal le dedica a esto, así como merma de producto y clientes insatisfechos. La rotación de inventarios juega un papel importante en tus costos, tiempos y esfuerzos de control. Cabe mencionar que también evitas robos en tu almacén.

Un dicho de mi autoría me acompaña siempre en estos casos: Nadie sabe lo que tiene… hasta que realiza su inventario. Recuerda que cada día que dejas pasar sin control de inventarios, es un día más que pierdes dinero, tiempo, esfuerzo, pero sobre todo, clientes.

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Director del despacho GP CONSULTORES, despacho de consultoría a empresa PyMES con enfoque a contabilidad y finanzas. Columnista en MILENIO Yucatán. Conferencista en temas de emprendimiento, mercadotecnia y enfoque de vida. Empresario y emprendedor.
Consultor y capacitador certificado. Contador Público con maestría en mercadotecnia. Filosofía de vida: NO DEJES DE CREER!!!